Cómo evitar la Procrastinación ¡Hoy será un día productivo! [+ Plantilla descargable]

Podrías comenzar pensando: –«Ya leeré otro día este artículo sobre Cómo evitar la procrastinación» – y en ese caso yo te diría – «Pues olvídalo ¡No te lo leas!». Sé honesto contigo mismo. Comenzar con excusas es negar que hay un problema: Si decides posponer esta lectura, admite que es una evidencia más de los hábitos procrastinadores, que tan interiorizados tienes.

No obstante, quizá sí tengas la necesidad y motivación necesarias para superar los obstáculos que tú mismo te pones a través de unos malos hábitos, y hacer de este día una jornada súper productiva. Quizá quieras conseguir por fin tener la satisfactoria sensación al final del día de que has avanzado y estás un paso más cerca de tus objetivos, ya sean profesionales o personales.

Porque no nos engañemos, la procrastinación no es sólo algo que se produce en el ámbito profesional, sino que también obstaculiza nuestros propósitos a nivel personal (por ejemplo, si queremos aprender algo nuevo, mejorar nuestras capacidades físicas o psíquicas, cuidar de nuestro entorno,…). Voy a enfocar esta mini guía a lo profesional (más concretamente a los trabajos de oficina), pero verás que la mayor parte se puede aplicar perfectamente a lo personal.

Mini Guía para aumentar tu Productividad

¿Por dónde empiezo?

Hoy te enseñaré mi propia técnica para aumentar tu productividad en el trabajo, que puede serte de gran utilidad. La he titulado «La técnica del Termómetro» por aquello de las tareas calientes y urgentes, y las frías y olvidadas.

1º No te agobies ¡Para! ¡Stop!

Detente ahora mismo. Deja lo que estés haciendo y utiliza tu mente, que es tu mejor herramienta. Concéntrate y visualiza el día.

Antes de empezar a salto de mata, apagando fuegos y estresándote para variar, debes concentrarte y pensar. Esto sólo te llevará 30 minutos el primer día (los siguientes mucho menos) y puede hacerte ahorrar horas de procrastinación y desorden durante semanas:

• Encuentra un lugar sin distracciones de ningún tipo ¡Aíslate!
• Coge una libreta y un bolígrafo, o tu tablet, o lo que prefieras para apuntar.
• Sincérate ya ¿Tienes el compromiso suficiente como para tirar para adelante y encontrar soluciones a tu procrastinación? ¿Estás dispuesto a cambiar tus malos hábitos?

2º Listado completo

A continuación, una vez hayas visualizado tu objetivo de conseguir ser más productivo, haz un listado de las cosas que tienes pendientes de hacer:

• No sólo apuntes las que son urgentes: Apunta todo lo que tienes pendiente ¡Todo!
• Repasa el correo: Pero no profundices ¡No empieces a liarte ya! Sólo clasifica (en Gmail con las estrellitas de colores, por ejemplo).
• Revisa tus Post-it, tu agenda, etc. intenta no dejarte nada en el tintero.

3º Aprender a priorizar: TÉCNICA DEL TERMÓMETRO

Ordena estas tareas pendientes en 4 listas, intentando ser lo más objetivo posible. Priorizar no es tan fácil como parece, con esta tarea te darás cuenta de ello, si no lo habías hecho ya:

• LISTA ROJA: Tareas muy urgentes que sí o sí deben salir hoy. Tareas que tienen hora límite en el día de hoy.
• LISTA NARANJA: Tareas urgentes con fecha límite en unos días (una semana o menos). Ordénalas por orden de fecha más próxima a más lejana, y si no tienen una fecha tan concreta, pero sabes que urgen, ponles tú una fecha y distribúyelas a lo largo de la semana (si sabes que un día es conflictivo por un motivo concreto, evita marcar las tareas para ese día en la medida de lo posible).
• LISTA AMARILLA: Tareas menos urgentes con fecha límite en unas semanas. Ordénalas también por orden de fecha, de las más próximas a las más lejanas.
• LISTA AZUL: Tareas que no son urgentes, pero sí necesarias, que acabas siempre posponiendo de forma infinita.

¡PUNTOS EXTRA! Antes de comenzar con las tareas propiamente dichas, no olvides cumplir estas máximas:

4º Crea un entorno productivo

• Mantén tu escritorio limpio y despejado: Esconde esa maraña de papeles que tienes en la mesa y que sólo acumulan polvo, porque realmente no los miras desde hace mil años.
• Asegúrate de tener buena luz y de estar cómodo. No sólo evitarás dolores de ojos, espalda, cuello, etc. sino que mejorará tu productividad. Apunta en la lista qué necesitas ir a comprar (o solicitar a tus superiores) para no dejarte la salud en el trabajo: una silla ergonómica, etc.
• Menos es más. Los elementos decorativos están muy bien, pero para evitar la procrastinación por «distracción», mejor guarda todo aquello que no sea realmente útil y práctico. Y ahora que digo esto… tiene que ser complicado concentrarse en las oficinas de Lego 😛

5º Anticípate a las distracciones

• 

  Móvil y/o Tablet. Whatsapp, SMS, Facebook Messenger, Apps que se actualizan de forma automática,… sabes perfectamente que los sonidos constantes que provienen de tu móvil te roban valioso tiempo porque te distraen ¿Qué hacer? Quizá por tu tipo de trabajo puedas permitirte apagar el móvil del todo, en ese caso apágalo sin miedo y ya lo encenderás en un rato, cuando te tomes un descanso (luego te hablaré de los descansos). Pero quizá no puedas permitirte el lujo de tener el móvil apagado porque podrías recibir llamadas de clientes, socios, etc., en ese caso simplemente configúralo para mantener en silencio todo aquello que no sea el sonido propio de las llamadas, es decir, silenciar el Whatsapp, silenciar las notificaciones automáticas, los SMS,…

• Redes Sociales. ¿Eres de los que tienen las redes sociales abiertas aún cuando no las necesitan para el trabajo que están realizando en esos momentos? Mejor ciérralas y mentalízate ¡Son una bomba de procrastinación masiva!
• Compañeros de trabajo. ¿Tienes compañeros habladores? Utiliza tus dotes diplomáticas para avisar antes de comenzar la jornada de que tienes que acabar tareas importantes y que a no ser que sea algo urgente, prefieres que no te interrumpan.
• Skype. Pon tu Skype en modo «Ocupado» o incluso en «Invisible».

¡Manos a la obra!

Comienza el reto. Hoy será el día en el que conseguirás avanzar y sentirte realmente productivo.

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1º Planificación previa

• Coge las 4 listas y ordena las tareas por hora y/o fecha de ejecución y entrega. La primera tarea será por lo tanto la que esté más arriba en tu Lista Roja (la que más urge porque tiene la fecha de ejecución límite más próxima) y la última será la menos urgente de tu Lista Azul.
• No ordenes las tareas por tu apetencia. Asume que aunque sea un «coñazo», vas a tener que hacerla igual, así que cuando te la quites de encima te sentirás aliviado.
• Anota el tiempo aproximado que te llevará cada una. Es difícil, pero intenta al menos poner un rango aproximado de minutos, horas o días que te llevará hacer cada una.
• Suma los minutos aproximados que te salen para el día de hoy ¿Te falta tiempo? ¿La Lista Roja da miedo verla? Para solucionar este problema existen varias vías:
  • Aprende a delegar. Si tienes la suerte de poder delegar algunas tareas ¿Por qué no hacerlo? No peques de orgullo. Nadie niega que seas más minucioso que los demás, o que tu perfeccionismo te haga ver fallos por todos lados cada vez que otros hacen algo por ti, pero hay que tener en cuenta que los demás no están dentro de tu mente y por lo tanto, no debes esperar que las cosas se hagan exactamente como tú las harías. Mantén la mente abierta y no provoques que tus exigencias paralicen el ritmo de trabajo. Sobre todo si eres «el jefe» o «la jefa», confía en tu equipo que para eso los contrataste. Un buen «jefe» se rodea de empleados más inteligentes que él y no los ve como enemigos, sino como valiosos aliados a los que escuchar para mejorar la empresa, sólo así se consigue progresar y no estancarse.
  • Si por desgracia estás «forever alone» y no hay forma de que puedas delegar, tendrás que plantarte y tomar decisiones: Hablar con clientes y comunicarles que su trabajo deberá ser aplazado un día más, pero ¡No le digas que es porque los demás trabajos urgen más que el suyo! El cliente debe sentir que le importas, así que quedarás mucho mejor si le dices que necesitas más tiempo para profundizar más en el trabajo que estás realizando para él y que si no le importa, prefieres entregárselo mañana mucho más completo (no te pases exagerando o al final sumarás a la tarea de mañana unas horas extra, que seguramente no te vengan nada bien). Ten cuidado porque esta práctica puede llegar a convertirse en una bola de nieve, cada vez más y más grande… ¡Ojito!
  • ¿Nada puede esperar a mañana? En ese caso, déjate de perfeccionismos y pon el turbo. Quizá tu trabajo de hoy no sea el más bonito, pero habrá salido que es lo importante (tampoco caigas en el pozo del cutrerío ¿eh? que no sea peor el remedio que la enfermedad). También es posible que acabes haciendo más horas de las que te tocaban hoy. No te lo tomes como un hábito: planifícate otro día para poder salir antes.

• ¡Importante! Haz descansos de unos 15-20 minutos cada 3 horas más o menos dentro de tus posibilidades. Esto es bastante subjetivo y cada persona es un mundo, pero mi consejo es que intentes despejar tu mente cada cierto tiempo por varios motivos:
  • Para disminuir tu nivel de estrés y ansiedad.
  • Para replantearte ideas de forma pausada y relajada. Quizá llegues a alguna conclusión mejor que la que tenías, si no la sometes a tanta presión.
  • Para socializarte. Ahora sí, es el momento en el que tu colega «El Charlas» aproveche para contarte brevemente la batallita del fin de semana y que no tenga que interrumpirte luego cuando estés concentrado en algo importante.
  • Para beber agua, tomarte un café, ir al servicio, etc. No lo olvides, tu salud está por encima de tu trabajo, y no dejes que te convenzan de lo contrario.

2º Coge la LISTA ROJA

• Guarda el resto de las listas y no las revises a no ser que sea imprescindible, por ejemplo, porque una tarea de la Lista Naranja a solicitud de tu jefe o de un cliente «de repente sea muy urgente y quiera el trabajo hecho para ayer», por desgracia esto ocurre mucho y en ese caso deberás ordenar esta nueva tarea en tu Lista Roja, dependiendo de su hora de entrega.
• ¿Qué es lo primero de tu lista? Ponte manos a la obra con lo que tenga el plazo de entrega más próximo.
• Si existen 2 o más tareas para una misma hora, intenta escoger la que realizarás en menos tiempo, por ejemplo, entre hacer un presupuesto a un cliente (aprox. 15 minutos) y escribir un artículo corto (aprox. 1 hora), elige hacer el presupuesto.
• Te has marcado unos tiempos así que ¡Cúmplelos! Sí, lo sé, es mucho más fácil decirlo que hacerlo, por ello intenta sincerarte a la hora de hacer la planificación previa (punto 1º). A la hora de ponerte a trabajar: fija la vista y la mente en dicha tarea*.
• Cuando acabes con todas las tareas de la Lista Roja, pasa al siguiente punto.

* Si te cuesta mucho concentrarte y a menudo tu mente se dispersa hacia otros temas, te recomiendo que te plantees hacer meditación. No es ninguna tontería. Con 10 minutos al día de meditación pronto notarás mejoras en tu capacidad de concentración, entre otros beneficios. Cierra los ojos, en una postura cómoda y relajada, y centra toda tu atención en tu respiración, de forma pausada y regular. Más información sobre Cómo Meditar.

3º Coge las demás LISTAS

• En primer lugar, mira tu reloj ¿Cuanto tiempo te queda para finalizar tu jornada? Pongamos que te quedan 4 horas. Repartirás las tareas de la siguiente manera:
  • Un 50% de tu tiempo lo dedicarás a la Lista Naranja
  • Un 25% de tu tiempo será para la Lista Amarilla
  • El último 25% de tu tiempo lo dedicarás a la Lista Azul

• Comenzarás por las tareas más urgentes de la Lista Naranja y seguirás con ellas hasta cumplirse las 2 horas, en ese momento, deja esa lista por donde te hayas quedado. Sé razonable: Si has acabado una tarea de la Lista Naranja en 1 hora y 50 minutos, es muy probable que ya no te dé tiempo a terminar una siguiente, así que es preferible que pases en ese mismo momento a la Lista Amarilla, antes que dejarte una tarea a medio hacer.
• Coge la Lista Amarilla y trabaja en las tareas más urgentes de la misma durante una hora.
• Al cumplirse la hora, haz lo mismo pero con la Lista Azul.

Si para finalizar tu jornada te queda 1 hora o menos, dedícate únicamente a trabajar con la Lista Naranja. Si esto se repite demasiados días, es muy probable que estés cargando con más trabajo del que puedes gestionar. Tendrás que analizar los fallos y obstáculos existentes en la forma en la que se organiza tu trabajo diario.

¿Por qué la Lista Amarilla y la Lista Azul tienen la misma duración si la Lista Amarilla urge más?

Porque es la única manera de que la Lista Azul no continúe siendo infinita. Además, las tareas de la Lista Amarilla pronto pasarán a pertenecer a la Lista Naranja y les dedicarás un 50% del tiempo restante, en vez de un 25. De hecho lo ideal es «no tener Lista Azul«, es decir, que todo tenga un plazo límite.

Una buena iniciativa es coger las tareas de la Lista Azul, partirlas en subtareas si es necesario para alcanzar el objetivo final y poner una fecha límite a cada una de estas partes. Por ejemplo: La primera subtarea durante las próximas 3 semanas, la segunda hasta el 30 de abril como fecha límite, etc.

Fase Final: Análisis y Conclusiones

Por fin, has acabado tu jornada, pero no por ello debes olvidar esta fase, que resulta decisiva e imprescindible para mejorar tu Productividad.

Tal y como hiciste en la fase inicial, debes detenerte, relajarte y pensar en la jornada de hoy de forma global primero, y luego de forma concreta. Coge tus Listados de Tareas, revísalos e intenta contestar estas preguntas:

• ¿Qué tareas acabaste y cuáles no?
• ¿Tuviste que delegar tareas? En caso afirmativo ¿Por qué elegiste delegar precisamente ésas?
• ¿Tuviste que retrasar tareas de la Lista Roja? ¿Por qué elegiste retrasar precisamente ésas?
• ¿Qué tareas te llevaron más tiempo del que te habías propuesto? ¿Por qué?
• ¿Qué inconvenientes te has encontrado en el proceso? ¿Dónde has perdido tiempo?
• ¿En qué momentos has procrastinado más? ¿Por qué?
• ¿En qué momentos has sido más eficiente y productivo? ¿Por qué?
• ¿Crees que hoy ha sido un día productivo? ¿Por qué?
• ¿Qué buenos hábitos debes mantener?
• ¿En qué fallas y cómo puedes mejorar?

Te aconsejo que al menos durante las primeras semanas, te apuntes por escrito, al menos de forma esquemática los resultados conseguidos y que después del primer mes, analices globalmente cuáles son tus fortalezas y cuáles son tus debilidades.

Es posible que si haces un análisis profundo de tu actitud y de tu forma de trabajar, encuentres soluciones a problemas de «estructura», es decir, problemas que provienen de la misma base de cómo te organizas y ordenas tu día a día.

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Espero que te haya sido útil esta Mini Guía para ser más Productivos y evitar la Procrastinación.

¿Tú también estás en proceso de convertirte en alguien súper productivo? ¿Tienes una forma distinta de organizarte? Estaré encantada de escuchar tus opiniones, ideas y sugerencias 😉

Alba Brotons

Creadora de Código Búho, bloguera y podcaster. Deseo que mis contenidos te ayuden a conocer mejor el mundo del Neuromarketing, el Blogging, la Creatividad y la Productividad, y te inspiren para trazar tu propio camino y poder así alcanzar tus metas. Conóceme mejor aquí.